15 Hacks für E-Mails, die Kollegen GERNE lesen

Formuliere deine Ideen und Meinungen überzeugend. Und strukturiert.

Hi und willkommen zu TextHacks! Heute mit einem kleinen Gefallen zum Start: Heute Abend werden die Goldenen Blogger in Düsseldorf verliehen und TextHacks ist nominiert. Falls ihr dank dieses Newsletters auch schonmal jemals ein Füllwort gestrichen habt, dann freue ich mich über eure Stimme: https://jetztabstimmen.com/.

Und nun zum Inhalt:

Diese Woche mit einer Textgattung, die jeder kennt, niemand liebt und die meisten falsch nutzen: E-Mails. Ich habe mir für diese Folge Hilfe geholt von Isabell.

Autorin Isabell Prophet hält uns mit ihrem Newsletter

Das Feierabend-Projekt

davon ab, die Kontrolle über unsere Arbeit zu verlieren. In ihren Büchern schreibt sie über Arbeit, Selbstoptimierung, Elternzeit und Social Media.

Für TextHacks haben wir zusammen darüber nachgedacht, wie ihr überzeugende Mails schreiben könnt. Leitet diesen Newsletter an jene Kolleg*innen weiter, die euch (viel zu lange) E-Mails schreiben, dann gewinnen ALLE.

Die E-Mail-Formel von Isabell und Anne-Kathrin

1. E-Mails sind ein Werkzeug für einfache Absprachen. Wer, wann, was, wie, wo. Deshalb: Strukturiere deine E-Mail so, dass die Fakten schnell erkennbar sind.

2. Klarer Betreff: Termin für Taskforce E-Mails. Oder: To-Dos Taskforce mit Deadline 14. April

3. Das Wichtigste nach VORNE. Kein Bla-Bla-Einstieg, komm sofort zum Punkt.

4. Fette Wichtiges oder alle Punkte, die eine Reaktion erfordern.

5. Strukturiere deine E-Mails und To-dos in Bullet Points. Das erlaubt der anderen Person, direkt innerhalb deiner Mail auf die einzelnen Punkte einzugehen, statt komplett neu zu formulieren. 

6. Checke deine Fakten. Niemand hat Lust auf Follow-Up-E-Mails, weil wichtige Infos fehlen.

7. Fasse am Schluss das Wichtigste zusammen.

8. Verzichte auf Anhänge, soweit möglich. Packe deine Pressemitteilung oder die Infos zu deiner Veranstaltung direkt in die E-Mail. Das spart Zeit und Nerven für die Empfänger.

9. Verzichte auf Füllwörter: “vielleicht” oder “eigentlich” vermitteln Unsicherheit. Vermeide Fragen und Konjunktiv, wenn du dir deiner Sache sicher bist. Weitere beliebte Füllwörter: auch, noch schon. Hack: Kommen zwei davon hintereinander, kannst du mindestens eins streichen.

10. Verzichte auf Formulierungen wie “meiner Meinung nach” oder “ich denke”. Das ist logisch, es ist deine E-Mail. Die Formulierungen schwächen dein Argument. 

11. Wenn du Menschen kontaktierst, die keine Experten auf deinem Gebiet sind: Schreibe einfach. Nutze nur Wörter, die du im Alltag benutzen würdest. Hack: Beziehst du dich auf Infos aus einer komplizierten Original-Quelle, versuch gar nicht erst, die umzuformulieren. Lies die Quelle zwei Mal gründlich durch, leg sie weg und schreib dann deine Mail ganz frei. 

12. Du schreibst Samstagmittag/spätabends/zur Unzeit noch eine Mail? Total okay. Aber wenn sie nicht dringend ist, dann stell das direkt im ersten Satz klar. Oder noch lieber im Betreff: “Für Montag”

13. Wenn deine E-Mail eine bestimmte Aufgabe erfüllen soll, dann verwässere sie nicht. Wenn du dringend eine Information brauchst: Frag direkt danach. Du musst nicht jedes Mal nach dem Befinden fragen. Es ist klüger – und netter – das “Wie geht es dir?” wegzulassen, als es offensichtlich nicht ernst zu meinen.

14. Ohne Emoji kann es schwierig sein, ein Gefühl zu transportieren. Wenn es zur Beziehung passt: Verwende sie ruhig. Aber sei sparsam. 

15. Denk daran, dass die Person, die deine E-Mail gleich liest, dein Wissen nicht teilt. Für Kontext gilt: So viel wie nötig, so präzise wie möglich.

In ihrer aktuellen Newsletter-Folge verrät Isabell übrigens, wie wir die 4475 ungelesenen Mails in den Griff bekommen. Mit dem Code https://feierabend.substack.com/xhacks bekommt ihr außerdem 40 Prozent aufs Jahresabo von Feierabend PRO (bis 30. April).

Hier kannst du (kostenlos)

Das Feierabend-Projekt

direkt abonnieren:

Ansonsten bedanke ich mich bei allen, die abgestimmt haben. Und bei allen anderen auch. Und wünsche euch eine schöne Woche mit strukturierten Mails. Liebe Grüße, Anne-Kathrin