RE:AW: Der Laber-Mail-Schreiber

Wie ihr präzise Mails schreibt, die Kollegen lieben werden

Willkommen zu TextHacks! Schlechte Texte nerven immer. Aber eine Textform ist dabei wahnsinnig teuer, weil sie extrem viel Arbeitszeit frisst: die E-Mail. Morgens erst einmal 60 ungelesene E-Mails, aus dem Betreff geht das Thema nicht hervor, deshalb müssen alle gelesen werden. 90 % wurden sinnlos weitergeleitet, mit 237 Menschen in cc.

Meine Lieblings-Typen:

Der Re:AW:RE:AW:AW-Typ

Der RE-AW-Typ schickt gerne E-Mail-Verläufe aus drei Monaten kommentarlos an die Kollegin weiter mit den Worten: Was meinst du dazu?

Hacks:

• Aus jeder Betreffzeile MUSS das Thema hervorgehen.

• E-Mail-Verläufe in Bulletpoints zusammenfassen.

Der Laber-Mail-Schreiber

Dieser Typ schreibt eine halbe Kurzgeschichte im E-Mail-Format, nur um am Ende eine Frage zu stellen, die in einem Satz hätte geklärt werden können.

Hacks:

• Die wichtigsten Infos unbedingt an den Start der Mail, niemals in den letzten Absatz

• Alle To Dos an den Anfang

• Aufgaben fett markieren, damit sie nicht übersehen werden können

Der Ich-bin-so-schlau-Wichtigtuer

Dieser Typ liebt Nominalstil, Schachtelsätze und komplizierte Wörter. Auch wenn er mit Abteilungen kommuniziert, die seinen Worten nicht folgen können. Hier ein Einschub, da eine Klammer, jeder Satz ist völlig unlesbar. Wichtig: Studien zeigen, dass Menschen nicht schlauer wirken, nur weil sie sich kompliziert ausdrücken.

Hacks:

• Ist ein Komma drin, kann man kürzen. Eine E-Mail ist kein Roman, der durch variablen Satzbau bestechen muss.

• Klammern und Einschübe machen Informationen kompliziert

Es gilt: 1 Satz = 1 Info, keine Infos in Nebensätzen verstecken.

Der Füllwörter-Unsicherheit-Ausstrahler

• Könntest du dir vielleicht die Unterlagen bis morgen anschauen.

• Hattest du schon die Gelegenheit, noch mehr Zeit in die Recherche zu investieren?

• Waren wir nicht eigentlich zum Meeting verabredet?

Dieser Typ war ich lange. Möglichst viele Füllwörter in Mails schreiben, weil ich höflicher rüberkommen wollte. Wertschätzung funktioniert ohne Füllwörter.

❌ „Ich wollte mal nachfragen, ob Sie schon dazu gekommen sind, die Datei anzusehen.“
✅ „Danke, dass Sie sich die Zeit nehmen. Haben Sie die Datei bereits ansehen können?“

Und mein Liebling:

❌ Vorher: „Entschuldigung, dass ich mich erst jetzt melde.“
✅ Nachher: „Danke für Ihre Geduld.“

Welche E-Mail-Typen landen in eurem Post-Eingang?

Zum Abschluss zwei Link-Empfehlungen:

• Ihr wollt wissen, wie eine journalistische Ausbildung eigentlich so abläuft? Der WhatsApp-Kanal der Deutschen Journalistenschule (DJS) nimmt Euch mit: https://whatsapp.com/channel/0029Vag2xTOAe5VqXrDkGV3K

• Stellenanzeige: Habt Ihr Lust auf Lokaljournalismus? Ihr könnt bei der Leipziger Volkszeitung und anderen Titeln der MADSACK Mediengruppe beispielsweise ein Volontariat machen – bewerbt Euch dafür bis zum 31. März 2025 beim MADSACK Mediencampus: https://www.madsack-medien-campus.de/volontariat/

• Ich habe meine Anzeigen-Formate hier gebündelt, falls ihr eine Anzeige schalten wollt: hier klicken.

🎈 Liebe Grüße, Anne-Kathrin