Räum deine KI auf.

ChatGPT und Claude können mehr als schreiben. So setzt du einen Workflow auf...

Willkommen zu TextHacks! Heute mal wieder mit einer längeren KI-Folge. Und davor 3 Folgen, in denen ihr zuerst lernt, ohne KI ordentliche Texte zu schreiben, bevor ihr mit KI weitermachen dürft:

1. Wie du Zahlen in Bilder verwandeln kannst

2. Sollte verboten werden: Einleitungen

3. 25 Wörter, die du aus deinen Texten strichen solltest

Die heutige Folge kommt von meinem Kollegen Martin Trockner, der zurückkehrt nach dem großen Erfolg seiner Folge zum Thema: Warum Microsoft CoPilot gar nicht soooo schlimm ist. Die Folge ist die meistgeteilte Folge in der Historie von TextHacks. Die Verzweiflung mit CoPilot scheint groß.

Aber nun zu seinem heutigen Thema: Der Workflow ist der neue Prompt.

Darin erklärt er 1. Warum man KI nicht nur zum Schreiben verwenden sollte. Und 2.: Warum ihr euch für wiederkehrende Aufgaben Projekte anlegen solltet.

Ich übergebe an Martin:

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So setzt du einen KI-Prozess auf

Gute KI-Texte entstehen nicht durch bessere Prompts, sondern durch stärkere Prozesse. In diesen Workflows ist Schreiben nur eine Station von vielen.

Die Stationen von denen ich hier spreche sind: Thema finden → Thema schärfen → Recherchieren → Strukturieren → Schreiben → Kritisch Prüfen → Redigieren

Du musst dir diese sieben Schritte nicht bei jedem Chat neu ausdenken. Leg dir einmal ein Projekt an (in Claude oder ChatGPT) oder einen Gem (bei Gemini) und hinterleg dort als Custom Instructions die Rollen und die Reihenfolge der sieben Schritte. Damit fängst du nicht bei null an und die KI kennt den Prozess bereits, bevor du überhaupt dein Thema eintippst.

Ich hab dir hier mal ein Beispiel für so eine Custom Instruction aufgeschrieben:

„Du hilfst mir beim Schreiben von Newsletter-Texten nach einem festen 7-Schritte-Workflow: Thema finden → Thema schärfen → Recherchieren → Strukturieren → Schreiben → Kritisch prüfen → Redigieren. Wenn ich einen neuen Chat starte, frag mich zuerst, bei welchem der sieben Schritte wir stehen, statt direkt loszuschreiben – es sei denn, aus meinem Prompt geht der Schritt eindeutig hervor (z. B. weil ich schon eine Gliederung oder einen fertigen Text mitschicke), dann starte direkt mit diesem Schritt. Orientiere dich beim Ton an meinem Voice Paragraph aus der Wissensbasis oder frag mich nach konkreten Beispielen, die deinem Ton of Voice entsprechen. Keine Floskeln, keine rhetorischen Fragen, keine Einleitungssätze wie ‘Hier ist dein Text’.”

Du kannst hier deinen kompletten detaillierten Workflow hinterlassen.

Was außerdem in dein Projekt-Wissen gehört

Feste Referenzen wie dein Voice Paragraph, alte Newsletter-Ausgaben oder eine Liste typischer Floskeln, die du streichen willst, lädst du einmal als Wissensbasis hoch. Also im Prinzip alles, was für diese Aufgabe immer gleich bleibt. Recherche-Material für den jeweiligen Text (zum Beispiel Workshop-Notizen, aktuelle Studien, dieser eine Kundencall) gehört in den einzelnen Chat, nicht ins Projekt-Wissen. Sonst vermischt sich mit der Zeit dein aktuelles Thema mit dem letzten, und genau das wollen wir vermeiden. Fürs Projekt gilt: dauerhaftes Wissen rein, tagesaktuelle Quellen bleiben im Chat.

Hast du noch keinen Voice Paragraph, lohnt es sich, den einmal anzulegen. (Hier kommst du zur TextHacks-Anleitung)

7 Stationen zu einer Newsletter-Folge

Ich habe das am Beispiel eines Newsletters durchgespielt. Und zwar in sieben Stationen, die aus einer vagen Idee einen fertigen Beitrag machen.

Schauen wir uns die sieben Schritte einzeln an.

Schritt 1: Thema finden

Am Anfang steht kein Prompt, sondern eine Beobachtung, eine Idee. Ein Muster, das dir in mehreren Kundengesprächen begegnet, eine Frage, die in Meetings dreimal in der Woche auftaucht, ein Problem, das du selbst beim Prompten hattest. KI kann dir hier helfen, aus einer vagen Beobachtung mehrere konkrete Themenvorschläge zu machen. Wichtig ist hier, dass du ein oder mehrere konkrete Beispiele dazu nennen kannst (denn wir wollen ja generische KI-Texte vermeiden). Also statt zu der KI zu sagen „Schreibe mir eine Newsletter-Folge zu KI-Workflows”, braucht es hier konkreten Input.

Beispiel: „Ich habe in den letzten sechs Workshops immer wieder dasselbe beobachtet: Nach der ersten Antwort der KI sagen die Teilnehmenden ‘passt schon’. Das geschah bei 4 von 6 Terminen, obwohl der Text noch keine einzige unternehmensspezifische Zahl oder Formulierung enthielt. Gib mir 5 mögliche Newsletter-Themen, die genau dieses Muster: Vorschnelle Zufriedenheit mit dem ersten, noch generischen Ergebnis zum Ausgangspunkt nehmen.”

Schritt 2: Thema schärfen

Ein Thema ist noch kein Artikel. „Leute geben sich beim Prompten zu früh zufrieden” ist eine These, kein Beitrag. Hier hilft es, die KI als Sparringspartnerin zu nutzen und sich selbst mit gezielten Fragen herauszufordern: Was ist die eine Kernaussage? Für wen schreibe ich das? Was soll die Leserin oder der Leser nach dem Text können, was sie vorher nicht konnte?

Beispiel:

„Mein Thema: ‘Passt schon’ ist der gefährlichste Satz im Workshop. Bei 4 von 6 Terminen akzeptieren Teilnehmende den ersten, noch generischen KI-Output, ohne nachzuschärfen. Stell mir 5 kritische Fragen, die mir helfen, die Kernaussage und den Nutzen für die Leserin zu schärfen, bevor ich anfange zu schreiben.”

Schritt 3: Recherchieren

Zeit für Substanz. Fakten, Beispiele, Studien, eigene Erfahrungswerte. Wichtig: klare Quellenangaben im Prompt (siehe etwa meine TextHacks-Folge zu Copilot), damit die KI nicht halluziniert, sondern tatsächlich mit dem arbeitet, was du ihr gibst. Alles was du mit externen Quellen belegen kannst, lädst du jetzt in den Chat hoch. Hilfreich ist ein kleiner Trick, den ich gern benutze: Verbiete der KI hier explizit, die Websuche zu aktivieren, sobald du all deinen Input im Chat hast. Das hilft, den nächsten Output nicht zu verwässern.

Fehlt dir zu einem Punkt eigenes Material, drehst du den Trick um: Du erlaubst die Websuche gezielt nur für diese eine Lücke; aber mit der Auflage, jede Aussage mit Titel und Link zu belegen, den du selbst nachprüfen kannst. So bleibt für dich immer erkennbar, ob die KI aus deinen Unterlagen zitiert oder von außen sucht.

Beispiel:

„Nutze meine Workshop-Notizen der letzten sechs Termine [Datei: workshop-notizen.docx] als Grundlage. Aktiviere dafür „keine Websuche”. Fasse zusammen, welche drei Probleme beim Einsatz von KI-Tools am häufigsten genannt wurden. Belege jeden Punkt mit einer konkreten Stelle aus der Datei. Findest du zu einem Punkt keine Stelle, sag das explizit, statt es zu ergänzen. Fehlt dir zu einem der drei Probleme ein externer Beleg, aktiviere dafür gezielt die Websuche und nenne Titel und Link jeder Quelle.”

Schritt 4: Strukturieren

Bevor ein Wort Fließtext entsteht, braucht es ein Gerüst. Welche Abschnitte, in welcher Reihenfolge, mit welcher Gewichtung? Das ist der Schritt, den viele überspringen. Dabei spart gerade er hinterher am meisten Zeit. Warum? Weil du nicht mittendrin merkst, dass der Aufbau nicht trägt, und alles nochmal umbauen musst.

Beispiel:

„Erstell eine Gliederung für einen Newsletter-Artikel mit der Kernaussage ‘Passt schon ist der gefährlichste Satz im Workshop: Bei 4 von 6 Terminen akzeptieren Teilnehmende den ersten, noch generischen KI-Output’. Zielgruppe: Freelancer:innen und Marketer:innen, die KI im Arbeitsalltag nutzen. Gib mir 5 bis 7 Abschnitte mit je einer Zeile, worum es in dem Abschnitt geht.”

Schritt 5: Schreiben

Jetzt kommt endlich der klassische Schreib-Prompt zum Einsatz. Aber eben nicht als Startpunkt, sondern als vorletzter Schritt. Mit klarer Rolle, klarem Ton, klaren Beispielen (Stichwort RIFT-Framework, auch dazu mehr in meiner TextHacks Copilot-Folge).

Und bitte denkt an euren Voice Paragraph statt einer Stilanweisung à la: „locker, direkt, Du-Anrede”. Das ist kein Stilmerkmal, sondern der Standard-Ton, den Chatbots per Default ziehen. Willst du, dass der Text nach dir klingt und nicht nach „KI, die versucht, locker zu klingen”, brauchst du ein echtes Beispiel deiner eigenen Schreibe als Referenz, statt der Beschreibung.

Beispiel:

„Schreibe basierend auf dieser Gliederung [Gliederung aus Schritt 4 einfügen] den Abschnitt zum Verhalten der Teilnehmenden: 4 von 6 akzeptieren die erste KI-Antwort mit ‘passt schon’, ohne dass eine unternehmensspezifische Zahl oder Formulierung enthalten ist. Ton: nutze den Voice Paragraph aus diesem Projekt. Länge: max. 150 Wörter. Keine rhetorischen Fragen.”

Schritt 6: Kritisch prüfen

Der Text ist fertig. Aber ist er auch gut? Zeit, der KI eine andere Rolle zuzuteilen: vom Autor zum Kritiker. Das deckt Logiklücken, Redundanzen und schwache Übergänge auf, die man selbst nach dem Schreiben oft nicht mehr sieht.

Wichtig: Hier verlässt du nun den Chat und öffnest einen neuen (aber immer schön im Projekt bleiben). Hier kopierst du deinen Text rein. Warum das Ganze? Würdest du in dem bisherigen Gesprächsverlauf bleiben, würde die KI zwar den Text überprüfen, aber eben nicht kritisch genug. Sie würde entweder versuchen ihn zu verteidigen oder versuchen dir zu schmeicheln und dich in deinem Werk zu bestätigen.

Beispiel:

„Du bist jetzt Lektorin. Meine Kernaussage: ‘Passt schon ist der gefährlichste Satz im Workshop.’ Prüfe diesen Text darauf, ob er das Gegenteil dessen tut, was er behauptet. Dazu zählt, ob eigene Beispiele oder Formulierungen selbst wieder generisch geworden sind, ohne konkrete Zahlen oder Details. Prüfe außerdem auf Logikbrüche, Redundanzen und Stellen, an denen die Kernaussage verwässert wird: [Text]. Liste die Probleme auf, ohne den Text umzuschreiben.”

Du kannst hier auch Anne-Kathrins CustomGPT oder Claude Skill nutzen.

Schritt 7: Redigieren

Der letzte Schritt gehört wieder dir. Die KI liefert den Rohstoff und die Kritik. Die Entscheidung, was bleibt, was rausfliegt und ob der Text nach dir klingt, triffst du selbst. Denn das ist der Unterschied zwischen einem KI-Text und einem Text, der zufällig mit KI entstanden ist.

Und falls du dich fragst, ob das alles nur Theorie ist: Dieser Gastbeitrag ist exakt mit diesem Workflow entstanden. Deshalb gab es eine Gliederung, bevor ein Wort Fließtext stand, und deshalb hat eine kritische zweite Runde vor der Veröffentlichung noch mal zwei Absätze gekippt (und sehr viele Floskeln, Phrasen und Füllwörter).

Bonus: Damit’s kein Newsletter-Spezialtrick bleibt

Wir alle wissen: Ein Beispiel ist noch kein Beweis. Deshalb hier der identische Ablauf in sieben Schritten an einem ganz anderen Fall: Du willst einen Erfolg auf LinkedIn verkünden (Projekt abgeschlossen, Award, Meilenstein, Beförderung), ohne dass es vor Eigenlob nur so trieft.

Wichtig: Die Custom Instruction von oben ist auf Newsletter-Texte zugeschnitten. Für den LinkedIn-Post lohnt sich ein eigenes, schlankeres Projekt mit eigener Wissensbasis (z. B. ein, zwei Beispiel-Posts statt Newsletter-Ausgaben).

1. Thema finden: Die Beobachtung ist nicht „ich hab was erreicht”, sondern: „Ich will das teilen, ohne dass es wie eine Trophäen-Show wirkt.”

2. Thema schärfen: Was ist die eine Botschaft? Nicht „Ich bin toll”, sondern z. B. „Das hier hat mich was gelehrt, das für andere nützlich ist.”

3. Recherchieren: Als Quelle dient hier keine externe Recherche, sondern der eigene Erfahrungsbericht: die konkreten Zahlen, Learnings oder Zitate aus dem Projekt, damit die KI nicht in generisches Blabla verfällt.

4. Strukturieren: Klassischer Aufbau fürs Format: Hook in Zeile 1 (muss ohne „Klick auf mehr anzeigen” funktionieren), dann kurzer Kontext, dann die eine Erkenntnis, dann ein Gedanke zum Mitnehmen für die Leser.

5. Schreiben: Rolle „jemand, der eine Erfahrung teilt”, nicht „jemand, der eine Pressemitteilung schreibt”. Ton: persönlich, aber nicht overdramatisiert.

6. Kritisch prüfen: Hier lohnt sich ein gezielter Prompt gegen Floskeln (wie die aus dem Text verschwinden, findest du in diesem TextHacks-Beitrag von Anne-Kathrin)

7. Redigieren: Selbst entscheiden, ob der Post noch nach dir klingt oder nach generischem LinkedIn-Slop. Denn das ist der Punkt, an dem KI-Texte am ehesten auffliegen.

Sieben Schritte für einen LinkedIn-Post klingt nach viel, und ehrlich gesagt, ist es das für die meisten Fälle auch. Die sieben Schritte sind ein Maximalgerüst, kein Pflichtprogramm. Für einen Newsletter oder einen längeren Text fährst du alle sieben. Für einen LinkedIn-Post reichen oft vier: Thema schärfen, Strukturieren, Schreiben, Kritisch prüfen. Faustregel: Je mehr auf dem Text steht, desto mehr von den sieben Schritten lohnen sich.

Wollt ihr diesen Workflow für Microsoft CoPilot?

Was hier beschrieben steht, funktioniert wie oben erwähnt mit ChatGPT, Claude und Gemini. Was fehlt? Microsoft Copilot. Warum? Es erfordert ein wenig mehr Einstellungen und Vorbereitung, dieses System in Copilot aufzusetzen (Stichwort Sharepoint und Microsoft Notebook) und das hätte für diesen Beitrag den Rahmen gesprengt.

Die gute Nachricht ist: Ich hab mit Anne-Kathrin einen Deal geschlossen. Wenn mehr als 100 Personen in der Umfrage dafür sind, kommt eine eigene CoPilot-Workflow-Folge.

Ich hoffe, die sieben Schritte und das Projekt helfen dir dabei, KI nicht nur zum Schreiben, sondern für komplette Arbeitsabläufe sinnvoll einzusetzen. Wenn du diesen Ansatz auch in deinem Unternehmen umsetzen willst, unterstütze ich dich gern dabei.

Als TÜV-zertifizierter AI Trainer und AI Strategist begleite ich Unternehmen, Agenturen und Teams dabei, praxistaugliche AI-Workflows zu entwickeln und GenAI sinnvoll, sicher und produktiv in den Arbeitsalltag zu integrieren. Ob Claude, ChatGPT, Copilot, Gemini, Langdock oder andere KI-Tools: Entscheidend ist für mich nicht das Modell, sondern dass die Technologie im Arbeitsalltag hilft. Mein Ziel ist immer, dass KI am Ende nicht beeindruckt, sondern funktioniert. Und dich produktiver macht und entlastet.

Schreib mir gerne an mt@martintrockner.de.

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Danke, Martin! Nächste Woche gibt’s von mir eine Folge zum Thema: der Bindestrich-Hack. Egal, wie viel Mühe ich mir mit einem Workshop gebe, der Hack wird am häufigsten gelobt. Ich kann daran verzweifeln oder ihn als Newsletter-Folge aufschreiben. Weil der Hack so genial wie einfach ist, habe ich als Bonus einen Prompt und Skill daraus gemacht. Jetzt genug gespoilert, ich wünsche euch eine tolle Woche, liebe Grüße, Anne-Kathrin

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